Langkah pertama pengajuan dimulai dengan pembentukan struktur kepengurusan sementara di tingkat lokal. Klub Regional harus menyusun visi, misi, dan program kerja awal yang sejalan dengan nilai-nilai HDCI. Struktur ini harus menunjukkan keseriusan dan kapabilitas dalam mengelola organisasi motor besar di wilayah tersebut.
Pengumpulan Syarat Administrasi dan Dokumen Legal
Pengurus awal wajib mengumpulkan semua dokumen administratif yang disyaratkan oleh HDCI Pusat. Ini termasuk daftar anggota pendiri yang memenuhi syarat, akta notaris pembentukan klub lokal, dan surat domisili. Kelengkapan dan keabsahan dokumen adalah kunci dalam Proses Resmi Pengajuan ini.
Pengajuan Permohonan Verifikasi ke Pengurus Daerah (Pengda)
Setelah dokumen lengkap, Klub Regional mengajukan permohonan verifikasi ke Pengurus Daerah (Pengda) yang membawahi wilayah tersebut. Pengda akan meninjau kelayakan dan kesiapan klub dalam segala aspek. Dukungan dan rekomendasi positif dari Pengda sangat krusial sebelum melangkah ke tingkat Pusat.
Tinjauan Lapangan dan Penilaian Kelayakan Organisasi
Pengda akan melakukan tinjauan lapangan, termasuk pertemuan dengan calon pengurus dan verifikasi aset klub. Penilaian ini berfokus pada kelayakan organisasi, kesiapan logistik, dan potensi pengembangan klub di regional tersebut. Hasil penilaian ini menjadi dasar utama dalam Proses Resmi Pengajuan lanjutan.
Penyampaian Berkas Resmi dan Rekomendasi ke HDCI Pusat
Dengan rekomendasi dari Pengda, berkas pengajuan Klub Regional dikirimkan secara resmi ke Pengurus Pusat (PP) HDCI. Pengiriman ini harus dilakukan sesuai prosedur baku yang ditetapkan oleh Sekretariat Pusat. Berkas yang dikirim harus mencakup semua hasil verifikasi dan rekomendasi Pengda.
Kajian dan Persetujuan Final oleh Dewan Pengurus Pusat
Di tingkat Pusat, Dewan Pengurus melakukan kajian mendalam terhadap semua berkas dan rekomendasi yang masuk. Keputusan akhir mengenai penerimaan dan pengesahan Klub Regional sebagai bagian resmi HDCI berada di tangan PP. Persetujuan ini menandai suksesnya Proses Resmi Pengajuan.
Penerbitan Surat Keputusan (SK) Pengesahan Cabang
Setelah disetujui, PP HDCI akan menerbitkan Surat Keputusan (SK) resmi yang mengesahkan klub regional tersebut sebagai Pengurus Cabang (Pengcab) atau Pengda baru. SK ini adalah legalitas tertinggi yang memberikan hak dan kewajiban penuh sebagai bagian dari organisasi HDCI.
Seremonial Pelantikan dan Integrasi ke Dalam Sistem Nasional
Proses Resmi Pengajuan diakhiri dengan seremonial pelantikan pengurus dan penyerahan SK. Klub yang baru disahkan tersebut kemudian diintegrasikan ke dalam sistem dan database nasional HDCI. Tahap ini menandai dimulainya kontribusi resmi klub terhadap organisasi secara keseluruhan.